Gestion de projet : méthodes et pratiques essentielles

Un projet n’est rien sans une bonne organisation. De ce fait, les managers utilisent plusieurs méthodes pour gérer les projets tout en respectant le budget, les ressources et les délais avec la collaboration de leur équipe. Pour ce faire, ils suivent diverses méthodes de gestion de projet. Qu’est-ce que la gestion de projet ? Quelles sont les méthodes à appliquer pour établir des projets et les déployer ? Quelles étapes suivre pour bien gérer un projet ? Comment bien gérer ses projets quand on est manager ou directeur de projet ? Comment se former ? Nous vous expliquons tout en détail.

Comment définir la gestion de projet ?

La gestion de projet, ou le management de projet, consiste à organiser le déroulement d’un projet de A à Z, de sa phase de conception à sa phase finale. Pour ce faire, il faut définir les objectifs, les ressources humaines et matérielles nécessaires, le budget, les délais et les contraintes éventuelles.

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Quelles sont les principales étapes de la gestion de projet ?

Gérer des projets ne s’improvise pas. Chaque projet étant totalement différent d’un autre, il n’existe pas de méthode miracle pour réussir un projet. Il convient de sélectionner la méthode la plus appropriée à chaque projet. Certaines grandes étapes se retrouvent toutefois généralement d’une technique de gestion de projet à une autre :

• Conception : on détermine les objectifs à atteindre en pensant aux contraintes qui pourraient nuire au bon déroulement (ressources humaines, délai, outils, budget, technologie…).
• Planification : le projet est-il faisable ? Il est temps de le planifier et de déterminer son échéancier (quelles étapes doivent être atteintes et quand ?). On étoffe le projet lors de cette étape : chaque étape est décrite, les rôles de chacun sont déterminés. Les ressources humaines sont missionnées si les compétences nécessaires ne sont pas présentes chez les acteurs de l’entreprise (recherche de nouveaux employés, d’intervenants, intervention d’indépendants…).
• Exécution : une fois les rôles et moyens définis, on exécute le plan d’action fixé au préalable.
• Contrôle : le manager travaille en lien étroit avec son équipe afin de s’assurer que l’échéancier prévu soit bien respecté. Pour ce faire, il peut par exemple organiser des réunions hebdomadaires pour faire le point.
• Clôture : on peaufine les derniers détails et on termine le projet.
• Bilan : les équipes se réunissent pour évaluer la réussite du projet. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Quelles difficultés ont été rencontrées ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré à l’avenir ?

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Quelle méthode adopter pour sa gestion de projet ?

Voici les différentes méthodologies utilisées par les managers et professionnels ayant besoin de piloter un projet. Notez que chaque gestionnaire de projet gère le projet dont il est responsable en fonction de ses compétences, besoins et méthodes de prédilection :

• La méthode traditionnelle : dite méthode en cascade. Chaque étape est suivie dans l’ordre chronologique. On ne passe pas à l’étape suivante du projet sans que la précédente soit terminée. Tout est planifié à l’avance, le planning et les rôles de chacun sont minutieusement définis. Pas de place pour l’imprévu. Ce type de méthode ne peut pas prendre en compte l’évolution des besoins d’un client ou d’un contexte et ne tolère aucun imprévu.
• La méthode Agile : les besoins du client sont placés au cœur des projets. Cette méthode flexible consiste à découper un projet en plusieurs petits projets, de sorte que le client puisse valider chaque étape au fur et à mesure. La méthode Agile est un parfait moyen de s’assurer la satisfaction de ses clients et un minimum de retours à la fin du projet.
• La méthode PERT : la méthode PERT consiste à lister les tâches nécessaires à la réussite d’un projet et à les lier entre elles (chronologie et dépendance des tâches entre elles). On utilise souvent le mind mapping pour cela. Une date de début et une date de fin sont attribuées à chaque tâche de sorte à pouvoir déterminer la date de fin du projet avec précision.
• Le lean management : tout gaspillage doit être éliminé pour atteindre la meilleure performance possible et satisfaire le client. Cela implique de rendre un travail de haute qualité en limitant les délais, les coûts et les ressources. Cette méthode permet d’atteindre de bons résultats avec des délais serrés, une petite équipe ou un maigre budget.
• L’approche Scrum : comme pour la méthode Agile, le client participe activement au projet. L’équipe se réunit chaque jour lors d’une mêlée quotidienne (ou réunion de synchronisation) pour suivre l’avancement du projet. Cette méthode repose sur plusieurs éléments fondamentaux, à savoir les rôles, artefacts, événements et règles définis.

Il existe de nombreuses autres méthodes de gestion de projet, comme la méthode PRINCE2 ou encore la méthode du chemin critique. Notez que l'utilisation d'outils de gestion est également primordiale pour la réussite d’un projet. Chaque projet ou chaque méthode peut nécessiter d’utiliser des outils différents (logiciel de gestion, tableaux de bord, outil de suivi du projet, diagrammes, logiciel de gestion des plannings et des acteurs du projet, échéancier des livrables et autres logiciels de pilotage du projet…).

Comment se former à la gestion de projet ?

Conduire un projet s’apprend : impossible de piloter des projets ou de gérer un portefeuille de projet du jour au lendemain. Définir un projet, suivre un plan de projet et contrôler son bon déroulement nécessite d’acquérir des compétences spécifiques. Il est possible de se former à la gestion de projet en effectuant un master ou un MBA (Master of Business Administration), un diplôme bac +5 préparé en école de commerce. Les adultes qui ne souhaitent pas reprendre des études longues peuvent aussi suivre une formation courte pour adulte dans un processus de formation continue. La formation à la gestion de projet de l’IPAG Business School peut être suivie sur un rythme de deux jours et donne accès à une attestation de formation. C’est une formation idéale pour développer ses compétences rapidement en apprenant la conduite de projet et la gestion de projet.

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